Jak przygotować salon na kontrolę sanepidu?

Otwierając gabinet kosmetyczny, musisz spełnić wiele wymogów oraz trzymać się szczegółowych zaleceń prawa budowlanego i administracyjnego. Oprócz wszelkich odbiorów wentylacji czy odbioru technicznego wykonanego przez inspektora sanitarnego, musisz też dysponować pewnymi dokumentami, które przedstawisz sanepidowi w razie ewentualnej kontroli. Kontrola sanepidu spędza sen z powiek wielu właścicielom gabinetów. Jak się do niej przygotować? W przypadku kontroli zapowiedzianej (po otrzymaniu pisma), inspektor może odwiedzić Cię w ciągu 30 dni, ale zazwyczaj umawia się wcześniej, aby kontrola przebiegła komfortowo i by nie przerywać Twoim klientkom relaksu.

Niestety zniesione w 2011 r. rozporządzenie dotyczące gabinetów fryzjerskich nadal nie ma swojego następcy i choć obecnie trwają prace nad projektem nowego rozporządzenia, póki go nie ma, przedstawię Ci kilka najważniejszych elementów, na które może zwrócić uwagę osoba kontrolująca Twój gabinet. A na końcu artykułu czeka na Ciebie prezent.

Jeśli jesteś najemcą, potrzebujesz umowy najmu oraz protokołu kominiarskiego o sprawnej wentylacji. W przypadku Twojego własnego lokalu sprawa trochę bardziej się komplikuje – potrzebujesz aktu własności, odbioru technicznego, protokołu kominiarskiego, odbioru instalacji elektrycznej, odbioru instalacji gazowej (jeśli masz ogrzewanie na gaz). To bardzo dużo papierologii, dlatego załóżmy, że wszystkie dokumenty zostały sprawdzone i masz już za sobą odbiór techniczny. Następnym krokiem będzie odbiór sanitarno-higieniczny, ponieważ zakładamy również, że pokornie zgłaszasz gabinet do swojego powiatowego inspektora sanitarnego (choć teoretycznie nie masz takiego obowiązku). Co zatem będzie potrzebne?

Procedura, jak podaje słownik języka polskiego, to ustalony sposób działania. Mówiąc po ludzku, należy określić kolejność czynności – schemat działania, który będziemy powtarzać za każdym razem w taki sam sposób. Zapytasz pewnie, po co masz mieć to zapisane, skoro wiesz dokładnie, co masz robić.

Po pierwsze, mówią o tym przepisy, a dokładniej Ustawa z dnia 5 grudnia 2008 r. o zapobieganiu oraz zwalczaniu zakażeń i chorób zakaźnych u ludzi. W artykule 16, pkt 1 możemy przeczytać: „Osoby inne niż udzielające świadczeń zdrowotnych podejmujące czynności, w trakcie wykonywania których dochodzi do naruszenia ciągłości tkanek ludzkich, są obowiązane do wdrożenia i stosowania procedur zapewniających ochronę przed zakażeniami oraz chorobami zakaźnymi”. W punkcie drugim zaś mamy dokładnie określone, jakie procedury muszą być opracowane: „Procedury, o których mowa w ust. 1, powinny regulować sposób postępowania przy wykonywaniu czynności, w trakcie których dochodzi do naruszenia ciągłości tkanek ludzkich, zasady stosowania sprzętu poddawanego sterylizacji oraz sposoby przeprowadzania dezynfekcji skóry i błon śluzowych oraz dekontaminacji pomieszczeń i urządzeń”.

Dodatkowo ustawodawca wprowadza ułatwienie: jeśli nie wiesz, czy Twoje procedury będą odpowiednie, możesz zapytać o to swojego powiatowego inspektora sanitarnego, który wyda opinię na ich temat (tę informację znajdziemy w punkcie trzecim tego samego artykułu).

Po drugie, chodzi o bezpieczeństwo Twoje i Twoich klientów – tutaj chyba niczego więcej nie muszę dodawać.

Po trzecie, jest tyle rzeczy do zapamiętania: procedury zabiegowe, ruchy masażu, metodyka – warto więc usystematyzować swoją wiedzę, tak by w razie potrzeby można było do niej zajrzeć.

Po czwarte, pamiętaj o swoich pracownikach. Każdy z nich mógł skończyć inną szkołę, wykonywać pewne rzeczy inaczej, niż wymagasz u siebie. Warto, aby Twój zespół zapoznał się z procedurami Twojego gabinetu (zarówno z procedurą obsługi klienta, jak i procedurą higieniczną). To nie tylko element profilaktyki, ale również ochrona przed popełnieniem błędu.

Procedura – zrób to sam!

Jak zatem stworzyć procedurę? Wszystko wydaje się takie trudne, nieosiągalne dla zwykłego człowieka, ale wystarczy, że będziesz się kierować kilkoma zasadami, a wszystko poukłada Ci się w głowie. Każda procedura sanitarno-higieniczna w salonie kosmetycznym powinna zawierać:

• tytuł, który krótko opisuje, czego dotyczy dokument, np. „Procedura higienicznej dezynfekcji i mycia rąk”;
• cel, np. „ograniczenie ryzyka przenoszenia czynników chorobotwórczych [tu można wyszczególnić z kogo na kogo, z kogo na co]”;
• adresata (kogo dotyczy dana procedura), np. „personel gabinetu kosmetycznego”;
• instrukcję krok po kroku, co należy robić, jak powinno wyglądać stanowisko do wykonywania danej czynności, jakich środków powinno się używać (uwaga: staraj się nie zapisywać nazw środków do dezynfekcji, bo przy każdej ich zmianie trzeba będzie zmieniać procedurę);
• datę utworzenia i datę ostatniej aktualizacji;
• podpis osoby, która stworzyła procedurę oraz podpisy Twojego personelu, który zapoznał się z tym dokumentem;
• źródła – ponieważ każda procedura powinna zostać oparta na obowiązujących przepisach, normach i aktach prawnych.
  Pamiętaj też, że jeśli używasz gotowych procedur z internetu, musisz je dostosować do swojego gabinetu. Jeżeli w instrukcji będzie zapis, że do mycia i dezynfekcji używasz myjki ultradźwiękowej, a w praktyce obie czynności wykonujesz manualnie – inspektor może ją odrzucić.

Wyróżniamy dwa rodzaje odpadów:

• komunalne,
• medyczne.

Te pierwsze to po prostu zwykłe śmieci, segregowane bądź nie (w zależności od tego, jaką masz umowę). Ta kwestia może być uregulowana osobną umową lub zapisem w umowie najmu (o tym, że właściciel Twojego lokalu zapewnia Ci pojemnik na odpady).

Te drugie, medyczne, to odpady potencjalnie niebezpieczne. Jeśli jesteś podologiem, wykonujesz makijaż permanentny lub inne zabiegi, w których używasz materiałów jednorazowych, o ostrych krawędziach, przerywających ciągłość naskórka – generujesz odpady medyczne. W tym przypadku masz obowiązek zawrzeć umowę na wywóz i utylizację odpadów medycznych z wyspecjalizowaną firmą. Ale umowa to nie wszystko. Musisz też dostosować stanowisko. I tak: odpady ostre, ostrza skalpeli, igły, dłuta musisz wrzucać do specjalnie do tego przeznaczonych i opisanych pojemników. Jak podaje Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 5 października 2017 r. w sprawie szczegółowego sposobu postępowania z odpadami medycznymi, „odpady medyczne o ostrych końcach i krawędziach zbiera się w miejscu ich powstawania do pojemników jednorazowego użycia, sztywnych, odpornych na działanie wilgoci, mechanicznie odpornych na przekłucie lub przecięcie”. Wszystko po to, aby Twoi pracownicy nie ukłuli się przy sprzątaniu.

Co do przechowywania odpadów, masz dwa wyjścia. Po pierwsze, możesz przechowywać je przez 72 godziny w temperaturze pokojowej, a po tym czasie oddawać firmie zewnętrznej (pamiętaj, że obecnie firmy często naliczają opłaty za każdy podjazd pod firmę i przekalkuluj, czy rzeczywiście Twój salon generuje aż tak dużo odpadów, że po 72 godzinach pojemniki są wypełnione w ⅔ objętości). Po drugie, możesz magazynować odpady w lodówce, gdzie temperatura nie przekracza 10 stopni Celsjusza, jednak nie może to trwać dłużej niż 30 dni. W drugim przypadku wzywasz firmę raz w miesiącu.

W kontekście sterylizacji również wyszczególniamy dwa przypadki:

• posiadasz autoklaw i sterylizujesz narzędzia samodzielnie,
• oddajesz narzędzia do sterylizacji wyspecjalizowanemu podmiotowi, np. centralnej sterylizacji w szpitalu.

Jeśli masz umowę, zbieraj tylko za każdym razem potwierdzenia od szpitala. Niektóre szpitale zakładają zeszyty sterylizacji, gdzie sami pracownicy szpitala wpisują potrzebne dane. Nie obchodzą Cię testy, wszystko zapewnia Ci podmiot zajmujący się Twoimi narzędziami.

Jeśli decydujesz się na zakup autoklawu, pamiętaj o kilku rzeczach. Po pierwsze przejmujesz całkowitą odpowiedzialność za proces dekontaminacji (od mycia i dezynfekcji po wykonanie wszelkich testów). Autoklaw, jako kocioł parowy, powinien mieć paszport techniczny i zostać zgłoszony do Urzędu Dozoru Technicznego. Mówi nam o tym Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2012 r. w sprawie rodzajów urządzeń technicznych podlegających dozorowi technicznemu.

Wynika z niego jasno, że sterylizatory powyżej 10 litrów podlegają pełnemu dozorowi, a te poniżej 10 litrów wymagają jedynie zgłoszenia. Niestety często pracownicy UDT są zdziwieni, że właściciel gabinetu chce coś zgłaszać.

Idźmy jednak dalej, bo przecież Urząd Dozoru Technicznego to nie sanepid (chcę Ci tylko pokazać, że decydując się na sterylizację w gabinecie, musisz dopełnić innych formalności).

Każdy proces sterylizacji musisz jakoś udokumentować. Tutaj posługujemy się wytycznymi Polskiego Stowarzyszenia Sterylizacji Medycznej (najnowsze z 2017 r.), które mówią, że tzw. książka sterylizacji powinna zawierać:

• datę;
• numer sterylizacji – ważny np. żeby wiedzieć, kiedy trzeba wymienić filtr;
• opis wsadu, czyli co konkretnie sterylizujemy, np. „cążki sztuk 5, kopytko sztuk 7, pęseta sztuk 10”;
• wskaźnik kontroli – należy ustalić, jakich wskaźników używasz; testy kl. IV należy włożyć do każdego pakietu z narzędziami, testy kl. V i VI można zapakować do tzw. pakietu reprezentatywnego, ułożyć po jednym na półkę w autoklawie, a później wkleić je do książki;
• parametry sterylizacji – wydruk z autoklawu lub odręczny zapis temperatury i ciśnienia, jakie zostały osiągnięte podczas procesu sterylizacji;
• podpis osoby wykonującej sterylizację.

Taką książkę możesz kupić w internecie lub założyć własny zeszyt.

Pisząc o książce sterylizacji, muszę wspomnieć o przepisach RODO. W książce, jak pewnie zauważyłaś, nie ma rubryki „podpis klienta”. Klient może mieć wgląd w Twoją książkę, ale w żadnym wypadku nie umieszczaj tam podpisanych testów. Przyczyna jest prosta: dane osobowe możesz przechowywać maksymalnie 5 lat, a książkę 10 lat. Jeżeli chcesz uzyskać potwierdzenie klienta, że widział Twoje sterylne narzędzia – wpisz je w kartę klienta. Niestety część sanepidów życzy sobie takiej praktyki, ale, jak widzisz, nie jest to do końca zgodne z obowiązującym nas prawem.

Dodatkowo inspektor może zapytać o testy biologiczne, czyli Sporal. Tutaj częstotliwość zależy od Ciebie – ale też od tego, jak przyjęło się w danej jednostce, co oznacza, że niektórzy muszą wykonywać Sporal raz w miesiącu, a inni raz na pół roku. Oczywiście jest to niesprawiedliwe, ale dopóki nowe rozporządzenie nie wejdzie w życie, musisz zagryźć zęby i po prostu się podporządkować. Dopóki nie ma aktualnego rozporządzenia, to Ty możesz zająć się całym procesem bez szkoleń, niestety w przyszłości może się to zmienić.

Książeczka sanepidowska

Każdy pracownik (osoba, która będzie wykonywać usługi) powinien mieć aktualną książeczkę do celów sanitarno-epidemiologicznych. Jest to niezbędne, jeśli pracujesz z ludźmi. O tym też mówi ustawa o zwalczaniu zakażeń u ludzi.

Karty charakterystyki

Każdy produkt, którego używasz do dezynfekcji, powinien być dopuszczony do obrotu. Aby tak było, producent musi stworzyć karty charakterystyki, gdzie ujmuje nie tylko skład, ale też instrukcje postępowania w przypadku zatrucia. Z tymi dokumentami należy zapoznać personel (pracownicy powinni potwierdzić ten fakt swoimi podpisami). Pamiętaj też o tym, że jeśli wymieniasz jakiś środek, musisz wydrukować nowe charakterystyki. Skąd je wziąć? Najprościej od producenta, wpisując w wyszukiwarkę, jakich kart dokładnie potrzebujesz. Pamiętaj również, aby używać środków o szerokim spektrum działania (inspektorzy są na to wyczuleni).

Pamiętaj – nie bój się zadzwonić do swojej jednostki i pytać, czego będą od Ciebie wymagać inspektorzy. Musisz czuć się pewnie podczas kontroli i nie bać się, że inspektor zażyczy sobie czegoś z księżyca 🙂

Poza tymi informacjami mam dla Ciebie prezent – listę kontrolną, która pomoże Ci się przygotować do wizyty sanepidu w Twoim gabinecie kosmetycznym. Powodzenia!